湖南家边购实业集团有限公司督查工作制度

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发表时间:2018-01-18 15:20

                               第一章  总则   

1、为维护公司根本利益、保障公司合法经营、禁止商业贿赂行为、促进公司员工廉洁从业,明确督查部的职能、权限、工作范围,强化督查工作力度,依据国家有关法律法规,结合湖南家边购实业集团有限公司员工守则等相关规定与实际情况,制订本制度。

2、制定本制度的依据:根据《中华人民共和国审计法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》,参考《国际内部审计准则》及相关法律法规,并结合湖南家边购实业集团有限公司实际情况,制定本制度。

  3、本制度适用于湖南家边购实业集团有限公司系统所有员工。 公司员工应当遵守国家法律法规和企业规章制度,依法经营、廉洁从业、诚实守信、勤勉敬业、切实维护公司的合法权益。

第二章  督查部的职能

督查部向公司和股东负责,并代表公司执行督查工作;日常工作向公司分管领导汇报,重要工作可同时直接向总裁汇报。

1、检查、监督职能。检查违规违纪现象,打击侵害公司利益的行为,维护公司资产的安全与完整,促进公司及下属单位的健康、可持续发展;

2、管理、控制职能。检查公司及所属单位制度、流程、政策的建立及执行情况,协助加强管控执行力;

3、诊断、保证职能。对公司各经营单位及经营环节进行督查,找出经营管理和流程中存在的问题或漏洞,针对发现的问题和漏洞提出整改建议,对未发现问题的单位给予肯定;

4、评价、鉴证职能。通过独立、客观、实事求是的督查工作,评价各管理单位的经济责任,鉴证经营信息的真实性、可靠性;

5、咨询、增值服务职能。致力在公司广泛的经营管理领域提出专业化建议。

第三章  督查部的工作范围

督查部的工作范围涵盖公司及下属单位所有经营管理环节,包括采购、拓展、工程、生产、销售、物流、人事、行政等方面,督查的主要事项包括:

1、各经营环节内部风险控制系统的恰当性、有效性;

2、经营信息、有关报告的可靠性和完整性;

3、各单位对有关制度、方针、流程、法规的遵循性;

4、财产、物资、投资的安全性;

5、资源使用的经济性和有效性,资源申购立项的合理性;

6、查处内部舞弊、弄虚作假、贪污腐败等行为,对触犯法律的职员移交司法部门处理;

7、了解和评价公司出现重大风险的可能性,并帮助公司改进风险管理工作;

8、必要时,在公司分管领导的安排下调查任何重要的事件;
   9、公司分管领导临时安排的其他工作。

第四章  廉洁宣传教育规定

  1、所有新员工进入公司必须接受相关廉洁文化教育宣传培训,未接受相关培训之前不得进行转正。

2、除新员工入职廉洁培训外,公司每年定期举办廉洁文化宣传活动;全体在职员工均应认真学习公司廉洁文化,不断增强廉洁从业意识,自觉做到廉洁从业。

3、反腐倡廉宣传教育活动由督查部负责。通过廉洁宣传、案例教育等多种形式,提高员工廉洁意识,形成廉洁光荣、贪腐可耻的企业文化氛围,倡导自觉抵制、举报贪腐行为的良好风尚。

第五章  廉洁从业行为规定

1、认真履行公司规章制度,坚持原则,不以公司制度、原则做交易。

2、不得参与有可能影响公正执行公务的业务单位或个人安排的宴请、健身、娱乐等消费活动;在日常工作及对外交往过程中,不得接受合作单位或个人及潜在合作单位或个人的礼金、礼品等馈赠。

3、严禁以权谋私、滥用职权、损害公司利益的行为。

4、严禁与公司有业务关系的单位、个人发生任何经济往来,如借款、投资、参股、占有干股或收取其他形式利益;本人有亲属、朋友、同学在发生业务关系单位的,应向相关领导、督查部门主动说明并回避。

  5、坚决抵制商业贿赂行为,严禁在各类业务活动过程中收受任何不正当利益,不准为开拓业务渠道给予他人好处。

6、严禁未经公司批准在其它单位兼职。

7、严禁利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道为本人或者他人从事牟利活动,不准泄漏公司商业机密。

8、公司各级管理人员在所负责工作中,不得要求下属开展违反政府法令、法规、规则、合同的商业活动;员工认为上级所下达的工作指令可能违反法律或公共利益的,应当向督查部门进行投诉。

9、试用期员工违反本章规定的,应当解除试用关系;正式员工违反本章规定的,予以降职、免职、撤职直至开除的处罚,违反禁止性规定的予以开除。

10、违反规定给公司造成经济损失的,应当承担经济赔偿责任;违反本规定涉嫌犯罪的,依法移交司法机关追究刑事责任。

第六章  督查部的权限

为有效地履行督查职责,公司授予督查部如下权限:

1、督查部人员在执行督查工作计划时,经公司分管领导批准,知会但无需被督查的部门领导同意,可以直接查阅被督查部门与督查项目有关的所有文件与记录,包括但不限于:

   (1)管理制度、流程、会议纪要、工作计划和总结等内部文件资料;

(2)凭证、账册、报表、对账记录、实物台账等数据资料(涉及公司财务部门秘密的凭证、帐表报经董事长批准后查阅);

(3)签订的各类合同、单据、供应商档案及员工档案等资料;

(4)工程计划、施工图纸、工程签单、预算、结算、决算等文件资料;

(5)计算机系统中储存的数据资料(涉及公司财务部门秘密的凭证、帐表报经董事长批准后查阅);

(6)其他与该次督查项目相关的资料。

2、督查部应根据预定的督查计划,在督查范围内调查取证,如有必要扩大范围,经公司分管领导批准,可调整督查目标,进行追溯、延伸取证;

3、督查部有权要求被督查单位在合理期限内报送、提供与督查内容相关的电子文档、原始文件资料或其复印件;

4、督查部有权监督大额采购、发包工程等事项招标流程的规范性,督查部是评标工作小组的成员单位之一;

5、各经营单位签发的管理制度、流程、政策、文件等,应抄送公司督查部备案;

6、督查部开展督查工作时,有权实地察看、盘点或监督盘点实物,有权查看业务实际工作流程;

7、督查部履行职责时,有权就督查事项向有关单位和个人进行书面或口头调查、询问,单位和个人应当如实向督查部工作人员反映情况,提供有关证明材料,口头询问笔录由督查人员和被询问人员签字;

8、督查部有权直接受理公司内外部的投诉,就可能存在的欺诈、浪费、侵占、滥用职权、以权谋私、违规违纪等事项立案调查或督促责任单位调查;

9、督查人员在履行职责过程中,对被审单位的下列行为,有权立即制止,并报告管理层或公司领导处置:

(1)阻挠、抵触督查工作的行为;

(2)转移、隐匿、篡改、毁弃会计凭证、账簿、报表以及其他与经济活动和督查事项有关的资料;

(3)截留、挪用公司资金,转移、隐匿、侵占公司财产行为;

(4)其他正在违反公司内部规章、侵害公司经济利益的行为。

10、对阻挠、抵触督查工作或提供虚假信息和拒绝提供资料的单位、部门或人员,督查部有权向公司分管领导提出追究相关人员责任的建议;

11、在督查工作中,按照法律法规和公司规定,发现有关责任人应当接受处分、处罚或追究刑事责任的,督查部可以向公司分管领导提出处理建议;

12、在督查工作中,发现管理控制有力、经营创新有效的单位和个人,可向管理层提出推广、表彰和奖励建议;

13、督查部可对投诉举报经审查属实,为公司挽回经济损失的有功人员向公司申请表彰和奖励,对于投诉人恶意进行虚假举报,造成不良影响,严重干扰公司正常工作秩序的,依据相关规定,建议公司领导给予处罚。

                                     第七章  督查工作自律原则

1、督查部应以“独立、客观、公正、廉洁、自律”为原则。

2、督查工作不能替代经营单位和管理部门行使业务决策权、经营管理权、文件审批权;

3、督查工作应遵循回避原则,选派人员开展督查项目时,应考虑与被审单位主要负责人是否有亲属、原上下级关系等可能影响独立性的因素;

4、督查工作应以事实为依据,以制度标准为准绳,确保督查证据的可靠性和充分性,不得以个人主观臆断形成督查意见;

5、督查人员不得参与任何人事纠纷和内部矛盾,在督查工作中应不偏不倚,确保结论公正;

6、督查人员不得接受被督查单位的现金、礼品、宴请、有经济价值的活动安排;

7、督查人员应具备良好的职业操守,以身作则,严格遵守公司制度和各项规定;

8、督查人员应遵守保密原则,对工作中接触到的任何的文件信息资料,保证只限必要范围内的人员知悉,恪守公司商业秘密;

9、督查人员对员工及其他人员积极举报贪腐行为、提供线索查处损害公司利益的人,应严格保密;

10、督查人员不得在工作职责以外的事项上借故干扰被督查单位工作,在工作职责范围以内,只做必要的调查取证工作,尽量避免影响被督查单位工作;

11、督查人员若违反上述自律原则,依公司相关规定从严惩处。

第八章  对督查工作的监督

1、公司及其下属单位和部门所有人员均可对督查部工作进行监督,如发现督查人员违反本章程的,可将投诉事项及证据提交公司分管领导,由各级领导进行裁决和处理。

2、被督查单位或个人对督查报告意见有异议,可以向督查部申请复议。督查部应对申请复议事项进行复核,根据复核情况决定是否须变更或撤销原督查报告意见,变更或撤销原督查意见的,必须经公司分管领导批准。

3、督查部接受邮件、电话、现场投诉时,应在接受投诉的2天时间内给予答复,答复内容包括:

(1)移交责任部门处理;

(2)展开调查工作;

(3)请求进一步提交证据;

(4)拒绝受理。

投诉人对投诉受理情况不满意或没收到答复的,可就督查履行职责情况向公司分管领导提出投诉,公司分管领导应在收到该投诉当日,作出受理或者拒绝受理的决定,并告知申诉人。投诉人如对公司分管领导的回复仍不满意时,可向公司总裁投诉;

督查人员违反本章程规定,由公司相应管理层给予行政处分或经济处罚,情节严重构成犯罪的,由公司送交司法机关进行处理。

第九章  实施与监督规定

1、督查部按照部门工作职责,对违反廉洁行为规范、损害公司利益的行为进行监督、检查、调查和处理。

2、员工入职应当同时签署《员工廉洁协议》(见附件一),人事部门应当将公司员工廉洁从业情况作为员工考察、考核的重要内容和任免的重要依据。

3、各子(分)公司及下属单位办公场所,应设立“举报渠道公告板” (见附件二),公布公司督查部举报电话、传真、电子邮箱等举报渠道;采购、招投标部门,应在办公室明显位置张贴“举报渠道公告板”,各投标人、供应商在首次洽谈业务前应向其提供“举报渠道告知函”(见附件三),并做好签收登记备查。

4、各单位在招标、议标过程中,应在招标文件中提供“举报渠道告知函”;对参与我方招标、议标的单位,应在投标文件中提交签字盖章的《公平竞争承诺书》(见附件四)。

5、公司合同范本、非公司合同范本均加入规定的廉洁条款及举报渠道信息。

6、督查部的举报电话、传真、电子信箱等由专人负责接听、接收工作,并进行书面记录,同时按照规定对相关信息严格保密。公司鼓励员工及其他人员积极举报贪腐、提供线索查处损害公司利益的行为。

7、对举报线索的调查工作由公司督查部负责,各单位及人员须给予认真配合。

8、馈赠确实未能拒绝的,收受单位或个人应按照《所收礼金礼品处理办法》(见附件五)上交,填写《礼金礼品上缴清单》,通报督查部进行备案、评估并确定最终处理方式;未上交的按收受不正当利益处理。

9、督查部应定期向公司领导报告礼金礼品上交处理情况,并依据礼品接收使用台帐(见附件六),对接收部门礼品使用管理工作质量进行检查。

10、各单位在门店拓展及租赁工作过程中,应在租赁过程中向出租方提供“举报渠道告知函”;在与我司签订租赁合同时,应提交签字盖章的《门店租赁廉洁承诺书》(见附件七)。

11、各单位在采购过程中,应在采购洽谈过程中向供应商提供“举报渠道告知函”;在与我司签订采购合同时,应提交签字盖章的《供应商采购廉洁承诺书》(见附件八)。

第十章  附 则

1、本制度自公司签发之日起施行;

2、本制度将根据国家法规、公司制度及公司经营管理实际情况的变化,由督查部在公司分管领导的指导下适时修订完善;

3、本制度由公司督查部负责解释。